丽江旅游|商务会议|会议旅游接待流程
作者：丽江旅游 文章来源：丽江旅游 点击数： 更新时间：2007-9-19
妥善处理好代表要求；
4、根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券；
5、代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存；
6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表；一、会议资料准备
1、会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数刷。
2、会议资料（主办单位提供）
3、领导发言稿（主办单位提供）
4、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5、项目执行情况资料（主办单位提供）
6、展板所属图片（主办单位提供）
7、广告牌高计稿
8、欢迎布标、会议室布标
9、会议礼品（按参会人数准备）
10、会议代表证
11、会议用餐券
二、设备及设施准备
1、投影仪、多媒体电脑一台
2、广告牌按设计稿制作好，根据要求准备
3、会议室一间（根据入会人数)
4、车辆准备
5、麦克风3只
6、订制领导座次牌（名单由主办单位提供）
7、会议形式：座谈及课桌形式
8、照相机一台
9、摄影机一台、由专业人员操作
三、会前准备工作程序
1、根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。
2、据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3、提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4、提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
5、与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。
6、成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。
7、在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。
四、会议其它费用开支预算
1、代表证：2元/张
2、广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
3、展板：根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。
4、临时用车：别克商务车（900元/天），现代瑞风商务车(700元/天)桑塔那（450元/天），11座金杯车（500元/天）
5、宴会标准（由贵公司订标准）
6、水果
7、纪念品
8、资料打印、复印
9、照相、摄像
10、其它
五、会场布置
1、布标
2、按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3、设立会务人员发放会议用品及文件
4、确定会场摄影点和时间
六、人员安排
1、根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）；
2、会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务；
3、摄影组：根据会议需求安排摄影人员；
4、车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5、旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务；
6、生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务。
七、发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，出据正式发票及酒店的住宿发票。
八、会议接站
1、会议报到当天，安排全天候接站，机场设立醒目接站牌，设在正门出站口。
2、人员及车辆安排
1）人员：机场设1-2人（领导、专家除外）；
2）接站车辆：根据会务组要求派车；
3）领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。
九、会议报到
1、在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”；
2、报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等；
3、提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求；
4、根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券；
5、代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存；
6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表；
十、会议期间
1、要求酒店落实叫早服务；
2、准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行；
3、会议室布置情况落实；
4、安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记；
5、及时统计票务预订情况、考察人数、行程等；
6、与酒店 公司财务人员协调好票据的开取；
7、准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程。
十一、会议考察
1、代表的安全问题
1）考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
2）考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
3）要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
4）我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程
十二、会议结束工作
1、会议结算
1）我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误；
2）向会务组提供所需发票；
3）返还会务组附加的会议利润；
4）我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益；
2、会议返程
1）我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程
2）我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送云南特色精美礼品；
3）我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈。
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